Email, todo lo que debes saber (I)

Lo que debes saber para conseguir mejores resultados

Y estás pensando, algo tan básico como enviar y recibir un email, ¿en serio crees que no sé gestionarlo?  Pues yo pensaba lo mismo, pero es que hay algunos detalles a los que poner atención que nos pueden ayudar a conseguir mejores resultados en nuestra actividad diaria.

Porque en su momento nos dijeron, «ahí tienes la herramienta del correo electrónico». Es muy fácil: aquí está “enviar”. Aquí “recibir”. Allí puedes escribir el texto y aquí adjuntar un archivo. Venga, ya puedes empezar.

El aniquilador de productividad

El correo electrónico se considera uno de los mayores destructores de productividad diaria. Se considera además una fuente de distracción constante, que te resta energía en tu día a día.

Si lo abres al llegar a tu oficina o mesa desde la que teletrabajas tu planificación se descolocará y comenzará a tomar el control de tu día. Y si cada vez que tienes un segundo libre, vas a revisarlo, ya estás atrapado. Sabes que lo que te digo, es verdad.

Hay un método que aconseja no abrirlo hasta que hayas terminado la actividad más importante (también llamada “la roca”), que has dejado designada el día anterior, para la primera hora de tu jornada . Y me parece una magnífica opción, siempre y cuando tu trabajo no dependa al 100% de la gestión del correo electrónico.

“La firma estadounidense de software, Veritas, vio que ocurría algo sorprendente cuando puso en marcha los E-Mail Free Fridays (los viernes sin correo electrónico): el viernes se convirtió en el día más productivo y creativo de la semana.”

Robin Sharma. – Éxito.

¿Cuánto tiempo inviertes realmente en reflexionar y pensar? Cada vez que tienes algo de tiempo, vas al cajón de sastre del correo electrónico.

La creatividad, la innovación, la mejora continua, necesitan tiempo, y si no les hacemos hueco, los perdemos, porque funcionan como un músculo.

Esto es igual que cualquier otra adicción, al menos, hay que ser consciente de que existe esta distracción para intentar evitarla. Tu productividad diaria depende, en gran de medida, de cómo lo gestiones.

Nos hemos acostumbrado a responder sobre la marcha, tenerlo siempre abierto, a no dejar espacio a otras cosas y a que nos ordene las prioridades.

Por un momento, piensa. Si en lugar de un correo electrónico fuera una carta física. Si en lugar de recibirlo en tu ordenador, tuvieras que levantarte a abrir la puerta, hablar con el cartero, volver a tu mesa, leer la carta y cuando estás respondiendo, te vuelve a tocar en la puerta el cartero (y recuerda, todavía no has podido retomar la tarea con la que estabas antes de que llegara el cartero) ¿Crees que tu productividad se resentiría?

«Hewlett-Packard ha descubierto recientemente que las constantes interrupciones de los medios tecnológicos en realidad restaban diez puntos del coeficiente intelectual del empleado medio en un entorno laboral”

Robin Sharma -Éxito

¿Qué tipos de mail encuentras al abrir tu bandeja de entrada?

1.- Sencillos. Son aquellos que requieren de alguna respuesta por tu parte y que, en menos de 1 minuto, puedes dejar gestionados, reenviados o eliminados.

2.- Complejos: requieren de tu información, de una respuesta más elaborada, más trabajo. Estos son los que peligran en tu bandeja de entrada. Los que tardan más en desaparecer. Puedes analizarlos, anotar las gestiones a realizar y responder al remitente que lo has visto, que te estás ocupando e informarle de cuándo lo resolverás.

3.- Irrelevantes: Emails a los que hemos de dedicar poco tiempo, que con una lectura rápida pueden quedar eliminados.

Cómo escribir el mail perfecto

La importancia del «asunto»

La cabecera de tu correo electrónico ha de estar más cerca de un telegrama que de una carta. Y entonces, ¿cómo lo escribo? Pues así:

Qué quieres – Sobre qué trata el mail

Ejemplo: Consulta tarifas – Reunión Proyecto Ángeles

¿Y para los reenvíos de correo?  Aclara también el asunto. Mucho más si ya tienes una cadena de respuestas.

El texto del correo

– Ha de ser corto, preciso y directo.

– Lo más importante al principio. Si necesitas argumentarlo y detallarlo, hazlo después.

– Usa listas y/o números para facilitar y concretar los detalles.

– Si tratas temas distintos, envía mensajes distintos.

– Las fechas mejor ponerlas en grande, subrayadas y en negrita.

– Si quieres recibir los correos necesarios e imprescindibles, tienes que escribir un buen email. Si facilitas toda la información posible, resolviendo cualquier duda y adjuntando los datos necesarios, te evitarás correos de vuelta con preguntas interminables.

“El único propósito de un mensaje es que se convierta en Acción”

Berto Pena

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