Cómo hacer que tus reuniones sean productivas

A pesar del título, hace poco me uní a la teoría de que las reuniones, si no van preparadas, si no tienen un objetivo, son un robatiempos. Y no solo eso, ¿sabes cuánto cuesta una reunión?

Muy fácil, calcula la hora de cada una de las personas que asisten a la misma, y multiplica. Ese es el precio de la reunión para tu empresa.

Salario de 2.000€/22 días /7 horas= 12,99€ la hora.

5 Asistentes: 5*12,99= 65€ coste de la hora de la reunión cada hora.

También puedes ayudarte de la aplicación Meeting Ticker, o enseñársela a tu jefe.

Si este cálculo lo haces con Directivos, tiembla.

¿Crees que ya está? Pues lo cierto es que tienes que sumar más costes:

– El “coste de oportunidad”, dejas de hacer otras cosas para asistir a esa reunión.

– Coste en atención.

– Coste en energía.

– Coste en tiempo.

Entonces, ¿no son lo bastante importantes como para hacerlas bien?

Al agendar una reunión, estás haciendo que 5 personas se aparten de su trabajo y llevándolas a hablar a un rincón. Al menos, que sirva para algo.

¿Qué tal si nos reunimos?

“En las reuniones no se trabaja”.

Se llega a acuerdos, y se marcan objetivos, pero no son un centro de opinión y en ellas no se trabaja. Por eso debería ser el último recurso, buscar alternativas, y si no queda otro remedio, marcarlas.

Pero no de cualquier manera.

Una reunión tiene 3 partes: antes, durante y después. ¿Sabes gestionarlas?

La razón por la que la mayoría no prepara las reuniones y algunas llamadas, es porque no entienden que eso es una tarea, y por tanto cae en el olvido o en el cajón de los buenos deseos

Berto Pena

Antes

Una reunión empieza antes de la hora y el día que te han fijado. Empiezan desde el momento en que fijas o aceptas una reunión.

Cuando esto ocurre, deberías preguntarte:

¿Cuándo?

El día y la hora son importantes.

Los mejores, de martes a jueves (los lunes estás llegando y los viernes pensando en irte).  

Las horas, por lo general la mejor, entre las 12:00 y las 14:00 horas.  Es suficientemente amplia para que el que no ha llegado, llegue, y el que quiere irse a casa ya, no pretenda alargarla.

En muchos lugares han determinado que no se realicen antes de las 10:00-10.30 horas.

¿Por qué?  La primera hora de la mañana es más productiva, hay menos distracciones y menos llamadas de teléfono. El personal puede enfocarse mejor en sus tareas importantes, y luego, una vez terminadas, participar en reuniones.

La duración también es importante. Más de 1 hora de reunión no es productivo. Si esto ocurre, algo ha fallado: hay demasiados asuntos a tratar, no lo han traído preparado, no asiste quien debe o están mirando el móvil.

Al fijar o aceptar la reunión, establece también 1 o 2 días antes un “preparar reunión”.

Ésto tienes que hacerlo sobre la marcha, sino te olvidarás. Si consigues implementa este hábito, lograrás que nunca te pille el toro.

Con 15 minutos seguramente te bastará para verlo y confirmar los puntos clave. Preparar material si es necesario o agendarte su elaboración.

¿Para qué?

Si eres quien la organiza, márcate un objetivo, un asunto “roca” que tratar y un resultado mínimo sin el que no puedes dar por finalizada la reunión.

Remitir el Orden del día a los asistentes, les ayudará a planificar la reunión y que sea productiva.

Durante algún tiempo estuvimos incluyendo en ese mail, el recordatorio a los asistentes de que vinieran con los asuntos estudiados. Tengo que retomarlo.

¿Quién?

Cuanta más gente participe, habrá mas egos con los que lidiar y más distracciones. Además, te recuerdo el coste económico y de oportunidad. ¿Asiste quién puede tomar decisiones?

¿Cuál es mi rol?

¿Soy yo quién convoca? ¿soy la persona que modera? ¿soy quién toma notas?

¿participo en algún punto? ¿tengo algo que decir?

Esto también significa, preparar una reunión. Saber lo que voy a decir, cómo y lo que no voy a decir.

¿Se trata de una reunión densa?

Mira los asuntos a tratar y troceálos en pequeñas tareas. Esas pequeñas tareas las puedes agendar antes de la reunión, para llevarlas preparadas también.

A una reunión, sobre todo, si es con tu jefe o con un cliente, NUNCA vayas a ciegas y con las manos vacías.

Berto Pena

Durante

La puntualidad no es un don, es una responsabilidad. Es respeto por tu tiempo y por el de los demás, que como ya he dicho (todas las veces que haga falta), no solo cuesta dinero.

– Hay que tratar de ceñirse al orden del día programado y al tiempo asignado para la reunión.

– Alguien tiene que hacer de moderador y conducir la reunión a acciones y consecución de objetivos marcados.

– Si hablas, sé concreto. Ten preparado lo que vas a decir.

Ante cualquier acuerdo, una reunión, o un punto del orden del día, no debería darse por visto, si no se sabe:

– ¿QUÉ? Hay que hacer.

– ¿QUIÉN? Va a ser responsable de hacerlo.

– ¿CUÁNDO? Tiene que estar terminado, o fijar su próxima revisión si es muy complejo.

Sin estos tres puntos claros, no se va a lograr llegar de forma satisfactoria al objetivo de la reunión o del asunto.

Después

Las acciones a las que se ha asignado un quien y un cuando, han de llevar seguimiento.

Se marcan en el calendario y se incluyen, por ejemplo, en un gestor de tareas como el Trello. Así no lo pierdes de vista ni tú, ni la persona designada. Ya se encarga el Trello de irte remitiendo tarjetitas “la tarjeta xx está próxima a vencimiento” o algo así dice.

O bien, nada más terminar, has de revisar tus notas, detectar qué acciones te corresponden y marcarlas como tareas en tu calendario.

Actualmente, envío un resumen a todos los participantes en la reunión en el que indico:

– Asunto tratado.

– Acciones a realizar (y por quién).

– Plazo.

Así, nos sirve tanto para poder anotar las tareas a realizar como para el posterior seguimiento. Incluso para recordar qué se habló exactamente en cada una de las reuniones.

Reuniones Periódicas

Habitualmente entendemos que las reuniones importantes sí las debemos llevar preparadas, pero luego caemos en el urgentismo y las que creemos menos importantes, las llevamos sin haber mirado ni el orden del día.

Por eso, si se trata de reuniones periódicas, no pierdas el foco.

También tienes que agendar su preparación. Además, juegas con la ventaja de poder automatizarla.

Como es algo que haces todas las semanas, seguramente con un mini guión de puntos a tratar te valdrá.

Recuerda su coste, si no es necesaria, no la programes.

Reuniones Rápidas

Estas reuniones pueden ser útiles para un equipo, de entre 3 y 4 personas. La idea es que no duren más de 10 minutos (como máximo 7 minutos), y para que nadie se acomode, se hacen de pie formando un círculo, donde se informa de:

– Cómo fue el día ayer.

– Objetivos del día.

– Cambios producidos en la planificación.

– Dudas entre los miembros del equipo.

Beneficios:

– Son respetuosas con el tiempo de todos.

– Son flexibles y ágiles.

– Obtienes una mayor compenetración entre jefe y/o equipo.

– Ahorras tiempo con interrupciones innecesarias a lo largo del día (todos tiene claro tanto su objetivo como el de los demás miembros del equipo).

– Aumentas el conocimiento y coordinación con los demás miembros del equipo, sobre clientes, proyectos etc.

– No tienes que presuponer.

– Reduces las descoordinaciones.

– Reduces los imprevistos.

– Reduces las urgencias.

A tener en cuenta:

– Mejor si se cronometra.

– No se tratan temas complejos: eso quedaría para agendar en una reunión.

– Cada participante ha de llevar los asuntos preparados.

– Si se alargan, pierden utilidad.

– Son compatibles con las semanales, sobre todo, para seguimiento de proyectos.

– Antes de cerrar el día, se puede añadir una más en la que se reúne el jefe y las personas claves de su equipo, para que le informen de lo que ha pasado, encontrar fallos o realizar ajustes para el día siguiente.

¿Has visto que largo es el “antes”? ¿Creías que podría engloblar tantos aspectos el decidir poner una reunión?

¿Cómo preparas las tuyas? ¿Haces seguimiento?

Es tu turno de contarme qué haces con ellas, y lo leeré en los comentarios o por mail, como prefieras.