Claves para trabajar desde casa
Ahora ¿trabajas desde casa?
Quién nos iba a decir hace una semana que nos veríamos obligados a quedarnos en casa, echando de menos hacer la compra, o ir a lavar el coche.
Estaba claro que pronto sufriríamos una transformación digital en la que poco a poco muchas empresas empezarían a ofrecer teletrabajo.
Y éste era un post que estaba ya en mi mente, pero no para ahora ni con este enfoque.
Estos días he asistido a conferencias virtuales y leído diferentes post sobre el tema, y aquí recopilo los consejos que dan los «expertos» para ayudarnos a teletrabajar. Si eres una de esas personas que se han visto obligadas a quedarse en casa, alguno de estos tips puede ayudar a tu productividad estos días.
«Cada profesional ha sido principiante, y cada maestro comenzó como aprendiz. La gente normal puede lograr proezas extraordinarias si logra sistematizar los hábitos adecuados».
(El club de las 5 de la mañana-Robin Sharma).
Claves para optimizar tu Teletrabajo
Hábitos
- Levántate a la misma hora.
- Mantén tu higiene personal.
- Como ya no tienes que ocupar tiempo en desplazarte, aprovéchalo para hacer algo de ejercicio (te activará positivamente), para formarte, leer, meditar, etc.
- Vístete como si fueras a trabajar. Cuando termines, puedes volver a las pantuflas.
- Establece un horario de principio a final (si no te lo han establecido) y cúmplelo. Puedes hacer pausas como cuando estás en la oficina.
- En el caso de que no tengas horario, enfoca tu energía en los momentos de tu mayor productividad. Curiosamente desde varias fuentes recomiendan el libro ¿Cuándo? de Daniel H. Pink como guía para conocer cual es tu mejor momento del día y poder así aprovecharlo (yo no lo he leído pero lo apunto por si es de utilidad).
- Ten una botella con agua a mano.
- Al llegar al fin de tu horario, evalúa lo que has hecho.
- Para terminar, planifica el día siguiente.
- Intenta estar a dieta informativa, elige un momento del día para informarte. Estar continuamente escuchando malas noticias te resta energía.
Recuerda: tu cuerpo ama las rutinas, intenta mantenerlas.
Crea un espacio específico de trabajo
- No tiene que ser una habitación en particular, si no dispones de despacho, la intención es que sea ese el lugar. El salón si quieres, pero siempre ese mismo sitio.
- Luz natural y una silla cómoda, te ayudarán especialmente.
- Para aislarte del ruido puedes usar unos auriculares con sonido instrumental, si fuera necesario.
- Tu conexión de internet ha de ser óptima.
- Que tu espacio de trabajo sea cómodo, agradable y esté ordenado.
- Ventila la zona diariamente.
- «No estoy disponible«: comunica a tu familia la situación; explícale a tu pareja o hijos que (en la medida de lo posible) no te generen más interrupciones que cuando estás en la oficina.
Al tener horarios, hábitos y lugar definido de trabajo, tu cerebro podrá desconectar y entender que «ha terminado».
Claves si tienes personal a tu cargo teletrabajando
Si tu caso es que tienes personal a tu cargo o gestionas proyectos, has de saber que bien llevado, el teletrabajo aumenta la productividad de los trabajadores (dicen que hasta en un 40%). El «problema» es que implica más trabajo para ti, porque tienes que planificar muy bien sus tareas, los tiempos de desempeño, los hitos, hacer seguimiento, mantener una buena comunicación y sobre todo, confiar.
TAREAS:
- Investiga qué tareas pueden realizarse por el equipo desde casa sin problema.
- Planifica las tareas, con tiempos previstos de desempeño y hazles seguimiento. Este seguimiento depende de la tarea, por ejemplo si has fijado la entrega de un informe para el viernes, el miércoles pregunta cómo va y si ha habido algún inconveniente.
- Haz una medición del progreso del trabajo, para recalcular tiempos y fechas límite.
- Si pudieras dirigir el desempeño hacia hitos (trabajo por objetivos) en lugar a horas de dedicación sería perfecto, ya que es más productiva la asignación semanal de tareas.
- Nos hemos encontrado de golpe con esta situación y no todo el mundo dispone de ordenador en casa ni todas las empresas pueden facilitar medios sobre la marcha a sus empleados; pero podrías tener en cuenta que si disponen de tablets o móvil, hay tareas que sí podrían realizar.
- Detecta los problemas que puedan generarse: falta de medios, errónea medición de tiempos por tarea o designación, falta de control intermedio, etc.
Seguimiento:
¿Qué hiciste ayer?
¿Qué vas a hacer hoy?
¿Has tenido algún problema?.
COMUNICACIÓN:
- Es básico que transmitas bien tus instrucciones.
- Utiliza herramientas de trabajo en línea, como Trello, Asana o GoogleDrive. Hay muchas.
- Si se ha habilitado un grupo de Whatsapp para el trabajo, habría que tener en cuenta:
- que es sólo para asuntos urgentes y/o importantes.
- que esté formado por grupos reducidos.
- se dan instrucciones y luego se deja al personal trabajar.
- Siempre, la mejor reunión es la que no se hace, pero si así todo es necesaria, puedes usar plataformas como Zoom, Hangouts o Skype.
SEGURIDAD:
- La seguridad es muy importante, ojo con la fuga de datos:
- La empresa debería facilitar conexiones VPN.
- Se espera que se use el sentido común, no entrando en páginas poco seguras. Confirma si disponen del candado: https.
- Es importante que los equipos dispongan de antivirus actualizados.
Parece que nos toca ponernos las pilas y ser flexibles, teniendo en cuenta que todos estamos aprendiendo.
El lado bueno de esta nueva situación, es que ya estaremos todos preparados para hacerlo en cualquier momento.
Si eres Asistente de Dirección, Administrativo o Secretaria me encantaría conocer tu caso particular, para realizar un post más específico.
«Quien sobrevive no es ni el más fuerte, ni el más inteligente sino aquel que mejor se adapta al cambio.» (Charles Darwin).
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