Pasos para dominar las distracciones

Productividad 3.0

¿Sabes cuál es la media de interrupciones en tu jornada de trabajo? ¿20? ¿las has contado alguna vez? Yo sí, y te sorprenderías.

No hablo de salir a fumar, ni de ir al servicio, ni de beber de tu botella de agua.

Me refiero a esos momentos en que necesitas concentrarte, pero te llaman o entran en tu despacho y te preguntan algo.

Tienes que dejar lo que estás haciendo, mirarle, atenderle, contestar coherentemente, resolver la cuestión y volver a tu tarea. Volver a concentrarte, a pensar en «¿por dónde iba?» y empezar prácticamente de cero.

Te voy a explicar por qué es importante que controles las distracciones que te acosan en tu jornada. Podrás reducir tu strés siguiendo los siguientes pasos para dominarlas.

El nuevo coeficiente intelectual es la atención

Gregorio Luri

¿Sabes lo qué ocurre con cada interrupción?

– Te aleja de los resultados que tenías marcados.

– Devalúa tu trabajo.

– Te acerca peligrosamente a un error.

Pasos para controlarlas

– Negocia, con tu interlocutor, en la medida de lo posible, un plazo para atender a su petición. «¿te puedo llamar en 10 minutos y lo miramos?». Tu objetivo es volver a tu tarea lo antes posible. El plazo que has dado, por su puesto, cúmplelo.

– Evita la multitarea. Ahora te explico cómo.

– Ten a mano dónde apuntar. Puedes utilizar una libreta, agenda o aplicación.

Vendrán a comentarte algo, que luego tendrás que retomar y confirmar que has realizado correctamente.

Necesitas tener toda tu energía en la tarea actual, no en tratar de no olvidarte del encargo que te han hecho.

Si no tienes agenda, mira esta maravilla de Charuca. ¿no son preciosas?

– Trata de no dar conversación. No es que seas la antipatía hecha persona, pero intenta cortar lo antes posible. Recuerda: quieres volver a tu tarea cuanto antes.

– Confirma con tu interlocutor, qué quiere exactamente y para cuándo.

Así podrás saber si es una urgencia o puede esperar a que termines y ocuparte de gestionarlo.

¡Socorro! ¿cómo logro concentrarme?

Pues dirigiendo toda tu energía a la tarea. Se llama poner foco. Empezamos:

– El móvil, en una esquina de la mesa, en silencio y boca abajo.

– El correo electrónico, también llamado «interruptus maximus»: cerrado. Ojo, esto es puntual, no se trata de tener todo el día el mail cerrado (si quieres saber más sobre gestionar tu correo electrónico, te lo explico aquí).

– Si te hace falta, ponte música con unos cascos. Música instrumental. Con una tertulia de la radio, tu atención no estaría al 100% y no habríamos logrado nada.

Yo escucho mucho, en estos casos esta lista de Spotify «Vinyasa Yoga». Si haces click aquí, tu también podrás hacerlo.

– En algunas oficinas han creado un sistema de avisos para no interrumpirse. Por ejemplo, cartulinas. Si se pone la cartulina roja delante, no se molesta al campañero. Todo es cuestión de hablarlo, pero ahora mismo, esa opción no me parece muy viable, aunque nunca se sabe.

– Cuando hayas terminado, revisa tu lista de tareas.

Es el momento de realizar llamadas, pequeñas gestiones o de ocuparte de hablar con ese compañero de trabajo con quien has acordado gestionar su consulta, antes de volver a poner foco en un la siguiente tarea importante.

Recuerda, tu objetivo, es terminar tus tareas y estar a tiempo en casa.

asistentededireccion.com

No hace mucho tiempo que utilizo estas herramientas de productividad. Y a mí me funcionan.

Evidentemente, no pueden usarse todas siempre, pero solo con que apliques alguna, verás la diferencia en tu rendimiento.

¿Qué te parece si pruebas alguna? ¿Las conocías?

¿Y si me lo cuentas aquí en comentarios, o en info@asistentededireccion.com? Estaré encantada de leerte.