Email, todo lo que debes saber (II)

Para conseguir mejores resultados

En la entrada anterior “Email, todo lo que debes saber para conseguir mejores resultados I”, vimos cómo afecta a tu productividad, los tipos de emails y su tratamiento, además de cómo escribirlo correctamente.

Convertirte en un experto te facilitará el trabajo

Para aumentar la productividad tenemos que apoyarnos en pequeñas acciones que nos ayuden a aprovechar nuestro limitado tiempo. Te dejo algunos ejemplos:

– ¿Sabes utilizar la búsqueda avanzada de tu programa de correo? Tanto en Gmail como en Outlook hay herramientas que te permitirán localizar más rápidamente un email.

– El teclado, con su combinación de teclas abreviadas te permitirá utilizar atajos con los que ganarás rapidez.

• Combinaciones de teclas Gmail (ejem.)
  • Ir a recibidos: g + i.
  • Ir a borradores: g + d.
• Combinaciones de teclas Outlook (ejem.)
  • Crear un mensaje con el contacto seleccionado como asunto: Ctrl + B.
  • Crear una cita desde cualquier vista de Outlook: Ctrl + May + A.

– ¿Usas plantillas para esos correos que tienes que escribir una y otra vez?

Analiza qué correos tienes que enviar o responder habitualmente y crea una plantilla tipo. En realizarla te tomarás tu tiempo.

Que esté bien estructurada, sin faltas de ortografía y con todos los puntos que tienes que incluir.

Luego podrás hacerle pequeños ajustes dependiendo del asunto particular, pero el grueso ya lo tienes. Aumentará tu rendimiento.

– Puedes dejar programado para su envío ese correo electrónico que ya tienes listo, pero todavía no puedes remitir. Otra tarea menos de tu lista.

¿Conoces la maravilla de aplicar reglas?

Organizar el correo de forma manual te roba tiempo y por tanto, energía.

Aplicando filtros al mail conseguirás:

• Al abrirlo, lo encuentras clasificado sin haberlo tocado. Tu bandeja de entrada no estará vacía, pero sí optimizada.
• Priorizan tu correo, sin que tú hagas nada.
• Te aparecen destacados automáticamente los asuntos que tú has designado ya como más relevantes.
• Te permiten esconder lo menos importante para así verlo cuando quieras. Por ejemplo, podrías designar un día a la semana para revisar los mails sobre cursos.
• Puedes autoarchivar pasado un tiempo o eliminar mails si quieres tener la bandeja de entrada despejada.
• Te facilitan leerlo en el orden que tú quieres y así organizar tus prioridades.

“Las prioridades no llegan en orden cronológico”

Berto Pena

Aspectos a tener en cuenta:

¿Te ocurre que te remiten un correo electrónico y al instante tienes una llamada de esa misma persona informándote: “te he mandado un mail, lo has visto?”

¿Crees que es realmente necesario? ¿podrías considerarlo como un “roba tiempos”?

Si no las recibes, ¿eres tú el que llama?

Porque:

– Si necesitas comunicar una urgencia, de las de verdad, no se transmiten por mail. Para eso disponemos del teléfono.

– Si se trata de una mala noticia, siempre mejor el cara a cara.

– Si el email es largo, mejor estructurarlo por apartados.

– Si tratas tu mail como un chat, es todo un lío. Para mensajes cortos ya tienes otros medios.

– Cuando respondes a un correo, ¿qué tal si aclaras el asunto? “Respuesta a la Colocación Mamparas – Oficinas Centrales”

O incluso indicar claramente el asunto, si es ya otro: “Solución a colocación mamparas – Oficinas Centrales”. Le facilitas el trabajo a quien lo recibe y a ti mismo cuando tengas que buscarlo.

Porque cuando hay una cadena de respuestas nos encontramos con el inconveniente de una lista de mails con el mismo asunto.

Y así, es imposible localizar el que tenía justo la autorización del gasto en mamparas que necesitarás mañana.

Es entonces, cuando puedes valorar el cambio del “asunto” y si, el “responder a todos”, es absolutamente necesario (otro robatiempos, para el que lo recibe y ni pincha ni corta en la cuestión).

– Antes de poner a alguien en cc. analiza:

¿Es realmente necesario que reciba esta información? ¿es relevante en la toma de decisiones? ¿necesito su respuesta? ¿participa en alguna parte del proceso?

Ten en cuenta, que cada mail que envías, tiene una alta probabilidad de recibir una respuesta.

“Si tu escritorio de trabajo es tu email, no estás trabajando para tus prioridades sino para las prioridades de otros.”

Berto Pena

¿Qué puedo hacer?

Pues puedes realizar alguna de estas opciones:

• Mantenlo cerrado, o desactiva las notificaciones, cuando vayas a iniciar una tarea que implique toda tu atención, tal y como expliqué en el post “Pasos para dominar las distracciones”.
• Asume que la bandeja de entrada esté vacía, es muy complicado.
• Agenda una reunión diaria contigo mismo, que se llame “mail” tantas veces como haga falta, en la que podrás leer, revisar y procesar la información recibida.
• Ocúpate del mail entre bloque de tareas y bloque de tareas. ¿qué te parece la idea? El plan es que no lo hagas de forma involuntaria, sino premeditada, controlada. ¡Que no te domine!
• ¿Puedes contestarlo en 1 minuto? hazlo y tacha esa tarea de tu lista.
• Habituarte a «Email abierto, email gestionado«, también es un buena opción.
• Instala aplicaciones como Trello o Sortd que te permiten ordenar, clasificar y no perder la pista, a todo mail que merezca tu seguimiento.
• Evita las suscripciones, o elimina las que sepas que no te valen. Deja sólo las que te aporten valor.
• Ordena la información útil en su carpeta correspondiente, porque, si es importante, ¿qué hace en tu mail? Esa acción además te permitirá desintoxicarte del correo, ya que no recurres a él para localizarla y lograrás encontrarla antes.

Y hasta aquí, todo lo que te puedo contar en relación a los correos electrónicos más habituales. Cómo redactar mails «a puerta fría», los de agradecimiento o de disculpa, dan para otra entrada.

Ahora es tu turno…

¿Falta algo? ¿has pensado cómo mejorarlo? Como siempre, gracias por enriquecer con tus mensajes en info@asistentededireccion.com y comentarios.

“Comprobar el correo electrónico en tu BlacKBerry cada minuto, no te hará más eficiente”

Robin Sharma – Exito

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